Kontrole ksiąg

Obowiązki kierownika jednostki

Z art. 10 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości dowiadujemy sie o następujących obowiązkach kierownika jednostki (wójta, burmistrza). Zobowiązany jest on do pisemnego ustalenia i aktualizowania tzw. polityki rachunkowości, która obejmuje między innymi określenia:

1. roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,

3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

• wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

• opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksplotacji.

4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów
stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Rodzaje procedur

Procedury można podzielić na dwie grupy w zależności od tego, do kogo w urzędzie (jednostce) są kierowane. Z punktu widzenia komórki organizacyjnej, prowadzącej sprawy z zakresu rachunkowości, jest to procedura w sprawie ustalenia dokumentacji precyzującej zasady prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont oraz planu kont budżetu gminy, obejmująca określenia:

• roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• zakładowego planu kont urzędu,
• planu kont budżetu gminy,
• wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Bezpośrednie jej łączenie z instrukcjami wymienionymi poniżej nie jest najlepszym rozwiązaniem

Dotyczy to następujących procedur:
1. w sprawie sposobu sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych oraz
2. opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.